Wordt de subsidie besteed aan het doel waarvoor bestemd?

Dit is een van de aandachtspunten voor beoordeling van jaarrekeningen door subsidiemedewerkers bij de subsidieverstrekker.

De vragen die dan direct opkomen zijn:

1. Hoe weet ik wanneer er problemen zijn bij de subsidie ontvangers?

2. Hoe zie ik dit in de jaarrekening?

3. Wat moet ik dan van de subsidie ontvangers vragen en hoe kan ik hierop sturen?

Dit zijn best lastige vragen, omdat een jaarrekening een momentopname is en dit achteraf een beeld geeft. En je wilt eigenlijk zo snel mogelijk kunnen ingrijpen voordat de situatie uit de had loopt. Zo uit de hand dat de minister zich kan afvragen of er geen gelden in een failliete boedel wordt gestoken. Zover wil je het zeker niet laten komen. Je wilt de signalen al eerder opvangen.

De subsidieontvanger heeft natuurlijk altijd de verplichting om grote afwijkingen van de begroting direct te melden, maar ook hier kan sprake zijn van een al neergaande spiraal die niet direct wordt gemeld.

Welke signalen zijn belangrijk?  

1 – DOELEN WORDEN NIET BEREIKT

Helaas gaan financiële problemen vaak gepaard met het niet nakomen van de verplichtingen of bereiken van de gestelde doelen. Hou dus regelmatig contact met de subsidie ontvanger en de activiteiten die worden uitgevoerd. Vraag tussentijdse rapportages. Zorg dat je regelmatig gesprekken hebt over de activiteiten en de stand van zaken.

2 – ER IS ONRUST 

Vaak is er intern iets aan de hand. Besturen stappen op of medewerkers gaan weg, vaak met onenigheid en betaling van grote vergoedingen.  Als er berichten komen in de pers, dan is het vaak al te laat.

3 – GELD WORDT BESTEED AAN ANDERE ZAKEN

In dit geval worden subsidiegelden dan aan andere zaken besteed dan waarvoor de subsidie bedoeld is. Activiteiten worden niet uitgevoerd of er wordt veel geld besteed aan externe omstandigheden, zoals accountantskosten, externe hulp of claims. Dan blijft er natuurlijk minder geld over om te besteden aan de uit te voeren activiteiten.  

4 – LIQUIDITEIT EN SOLVABILITEIT ZIJN ONDER DE NORM

De problemen in een organisatie ontstaan vaak als liquiditeit en solvabiliteit onder de norm raken. Als er op korte termijn niet voldaan kan worden aan de schulden en het eigen vermogen te weinig buffer heeft om op langere termijn de continuïteit te garanderen. Dat zijn signalen om echt in de gaten te houden of de organisatie niet om gaat vallen.

5 – CONTINUITEIT IS IN GEVAAR

Bij een grote subsidie afhankelijkheid, onvoldoende buffer en inkomsten kan er een moment komen dat de continuïteit in gevaar komt. Ook de accountant geeft hierover een oordeel in de jaarrekening. Echter het kan zijn dat deze boodschap te laat komt om direct in te grijpen. Alle bovenstaande signalen kunnen leiden tot discontinuïteit. Het is een samenspel van vele factoren die hiertoe leiden.  

LIQUIDITEITSBEGROTING NAAST NORMALE BEGROTING

Deze 5 signalen roepen om een reactie. Ik vraag dan de subsidie ontvangers om naast hun normale (meermalen)begroting ook maandelijks een liquiditeitsbegroting bij te houden, zodat ze kunnen sturen op hun liquiditeit. Wat houdt dit nu precies in?

Een liquiditeitsbegroting geeft de mutaties aan die op je bankrekeningen plaatsvinden en je begroot als het ware de ontwikkelingen op je bankrekeningen: wat komt er maandelijks in en wat gaat er maandelijks uit. Door hier maandelijks op te sturen, blijf je in control van je eigen financiën en je eigen continuïteit. Je weet dan waar je op moet letten bij het betalen van de rekeningen en de ontvangst van je inkomsten. Je hebt namelijk altijd maandelijkse vaste lasten en inkomsten die wellicht niet elke maand binnen komen. Dit is de eerste stap om faillissement te voorkomen, naast het managen van de inkomsten- en uitgavenstromen. Ik raad eigen elke organisatie aan om een liquiditeitsbegroting te maken, maandelijks bij te werken en aandacht te geven.

Geef jij ook aandacht aan een liquiditeitsbegroting?